En kur mot pekelek

For at en organisasjon skal jobbe effektivt, er den avhengig av at alle kjenner sitt ansvar i en lang, og kanskje kompleks, kjede av aktiviteter. Få ting skaper så mye tomgangskjøring som når man er usikker på hvem som har ansvaret for hva, og få ting forårsaker brudd på frister og kvalitetskrav like mye som den berømte pekeleken.

For å fri oss fra pekeleken, er vi først og fremst avhengige av viljen til å både gi og ta tydelig ansvar. Det er mulig det ligger i den norske folkesjelen, men vi har ofte en tendens til å sløre til ansvarliggjøring på en måte som både gjør det umulig å feile, og som ikke rokker ved allerede etablerte ansvarsforhold ellers i organisasjonen. Vi sier ofte: “kan ikke du hjelpe oss med å arbeide frem leveransen X” fremfor å si at “ditt ansvar er å levere X”. Denne typen utydeliggjøring spenner beina under effektivitet og kvalitet på mange måter, men først og fremst gir det et stort rom for ansvarsfraskrivelse om leveransen X ikke skulle innfri forventningene.

Det andre vi trenger for å fri oss fra pekeleken er en metode for å analysere og designe organisasjoner med tydelig ansvar og avhengighetsforhold knyttet til organisasjonens enheter (f.eks. funksjoner, roller, personer). Metoden nedenfor kan være nyttig i dette arbeidet.

Steg 1: Dediker et tydelig ansvar til hver organisasjonsenhet

Den øverste tabellen i figuren til høyre viser hvordan tre personer har fordelt et ansvar for å så et jorde. Vi ser her at Espen har ansvaret for såingen etter at Per og Pål har klargjort jorda i forkant. Dette er selvsagt et banalt eksempel, men mange organisasjoner vil oppleve store utfordringer med en slik enkel øvelse, både med tanke på å tydelig uttrykke ansvaret i første kolonne, og med tanke på at ett uttrykt ansvar kun hører hjemme ett sted.

Steg 2: Tegn avhengighetsforholdene mellom organisasjonsenhetene

Den neste tabellen viser avhengighetsforholdene mellom Per, Pål og Espen – med andre ord hvem som er avhengige av hvem for å få gjort sine oppgaver. Her vil et kryss over diagonalstreken indikere en toveis-kobling som i visse tilfeller kan være uheldig. Per blir ikke ferdig med harvingen før Pål har slodda, og Pål får ikke slodda før Per er ferdig med å pløye. Dette skaper følgende problemstilling for Espen: Hvem har ansvaret for at jorda er tilfredsstillende klargjort til riktig tid for såing?

Steg 3: Revider organisasjonsdesignet

Organisasjonen har her et rom for pekelek i og med at ansvaret ping-ponger mellom Per og Pål før Espen kan starte med sitt arbeid. Dette er ikke et spørsmål om effektivisering, siden mengden arbeid i verdikjeden er konstant, men det er et spørsmål rundt hvorvidt det er nødvendig at ansvaret skal fordeles på like mange hender. I dette høyst fiktive scenarioet kan vi se for oss at Per kan ta et totalansvar for klargjøring for såing, og at Pål dermed rapporterer til Per når han slodder jorda. Fra Espen sin side  skaper dette et tydeligere ansvar for tid og kvalitet på tidligere trinn i verdikjeden, og sjansen for pekelek er redusert betraktelig.

Denne enkle øvelsen er en grov forenkling av en en av mange sider innen design av permanente og midlertidige organisasjoner. For en svært god og mer dyptpløyende innføring i temaet, anbefaler jeg bokenOrganisation Design skrevet av en svært habil tidligere kollega Nicolay Worren.